Bugetul de timp: un instrument educațional de managementul timpului

Criza timpului liber

Una dintre crizele atipice cu care se confruntă astăzi omenirea este criza de timp liber. Nimeni nu (prea) are timp liber, fiecare este ocupat, avem atâtea şi atâtea de făcut! Pe multe pentru că ni le dorim noi înşine, pe la fel de multe altele pentru că trebuie. Tehnologia a făcut ca lucrurile să se mişte cu mult mai mare viteză şi atunci parcă toate se întâmplă deodată, iar asta este abia începutul: ritmul acesta alert după care ticăie astăzi lumea va deveni şi mai alert, ne vom mişcă şi mai repede! Pentru a rezolva acesta problema, trebuie să ne întoarce la principiile de baza.

Nu putem înmulți timpul

Timpul este un consumabil! Se consumă, este o resursă care se consumă. Ziua are 24 de ore, începe dimineaţa şi se termină seară. Săptămâna are 7 zile, începe Luni şi se termină Duminică. Anul are 365 de zile, începe pe 01 Ianuarie se termină pe 31 Decembrie. Şi uite aşa trec zile şi săptămâni şi ani şi apoi ne trezim la un moment dat că parcă nu am realizat nimic, parcă suntem departe de ce ne-am propus, de ceea ce visam. Sau poate am realizat ceva dar mai sunt atâtea pe care încă dorim să le facem!

Într-o zi încape exact cât încape, trebuie să realizezi mâine şi ce nu ai apucat să realizezi azi. Asta este şi o iluzie: este şi mâine o zi, o iluzie care face uneori să pară că avem timp din belşug și să îl risipim. Avem multe dar nu infinit de multe.

În plus, timpul nu este scalabil. Nu poţi să îl înmulţeşti. Putem cultiva primăvară un bob de grâu şi obţinem 50 de boabe de grâu toamna. S-a înmulţit. Nu putem însă cultiva o secundă dimineaţa şi să răsară 50 seara. Şi nici nu putem cumpără timp. Nu există un magazin care să vândă timp: Vreau şi eu 2 ore, aveţi? Cât costă? Sigur, putem plăti pe alţii să ne ajute, dar ziua tot 24 de ore are. Să reţinem deci ideile de bază că (1) timpul este o resursă şi (2) timpul se consumă şi odată consumat, nu se mai întoarce.

De ce nu avem timp? Poate pentru că nu îl administrăm bine?

Nu doar că nu poate fi produs/înmulţit, dar timpul nici măcar nu poate fi stocat! Din cele 50 de boabe de grâu, putem pune la păstrare 40 dintre ele iar din 10 facem făină. Cu timpul nu este aşa. Să zicem că astăzi am timp şi nu am ce face cu el. Ar fi frumos să pot să iau 3 ore şi să le pun într-o cutie pentru a le folosi în altă zi în care am nevoie de ele. Ar fi frumos. Dar nu putem, timpul curge mereu. Odată trecut, timpul este trecut nu ne aşteaptă.

Pentru că nu putem produce și nici conserva timpul, singura soluţie este să îl administrăm bine pe cel pe care îl avem. Nu este altă cale.

Ce este bugetul de timp

Un instrument excelent de managementul timpului, este Bugetul de Timp. Stăpânim foarte bine conceptul de buget din zona economică. Aşa cum avem deci “bugete” pentru economia naţională sau pentru achiziţia de haine sau pentru distracţie ori pentru o vacanţă sau pentru achiziţia unei maşini ori construirea unei case, trebuie să avem bugete de timp pentru fiecare zi şi pe activităţi.

Un exemplu aici poate fi clarificator. Să zicem că te duci la cumpărături şi ai luat 50 de lei cu tine: pentru pâine, iaurt, o ciocolată, câteva banane, etc. Ai umplut coşul, ai bani de toate. Realizezi apoi că ai uitat să cumperi ceva ce nu era pe listă. Coşul e plin, ai produse de 48 de lei. Tot ce poţi să faci este să renunţi la alt produs sau la mai multe dacă ţii neapărat să îl cumperi pe acela. La fel şi cu bugetul de 24 de ore: încape exact cât încape, dacă vrei ceva în plus trebuie să renunţi la altceva!

Dacă lucrezi la nivel de zi atunci au un buget zilnic (de timp), dacă lucrezi la nivel de săptămâna atunci ai un buget săptămânal de timp. Pentru a avea mai mult spaţiu pentru decizii strategice, este bine să lucrezi la nivel de săptămâna. Ei bine, săptămâna are 24×7 = 168 de ore în total. Nici mai mult nici mai puţin. La fiecare început de săptămâna îţi construieşti deci bugetul de timp.

Concret, bugetul de timp este un tabel în care treci la început toate activitățile pe care vrei să le faci în acea săptămâna, grupate pe categorii.

Distribuie activităţile pe zile şi alocă-le timpul necesar estimat.

Poţi fi în trei situaţii:

• Deficit de timp: suma totală a activităţilor pe care le-ai trecut în tabel este mai mare decât 168, substanţial mai mare (nu vorbim de minute aici sau 3-4 ore care sunt în marja de estimare. Timpul este deci insuficient pentru a face tot ce ţi-ai propus, eşti în deficit.
• Excedent de timp: suma totală a activităţilor pe care le-ai trecut în tabel este mai mică decât 168, substanţial mai mică, dincolo de marja de estimare. Ai timp liber nealocat cu care trebuie să decizi ce vei face.
• Alocare corectă: suma totală a activităţilor din tabel este aproximativ 168 de ore, plus-minus eroarea de aproximare de 3-4 ore. Timpul este din acest punct de vedere asemeni oricărui alt “ingredient” necesar pentru desfăşurarea unei activităţi (alături de abilităţi, motivaţie, energie, cunoaştere, etc). Nu vrei să fie nici mai mult nici mai puţin decât trebuie. Este că şi cum într-un tort ar fi prea multă crema sau prea mult blat: o prăjitură perfectă necesită din fiecare ingredient exact cât este nevoie! Dacă îţi ia de două ori mai mut decât altora să realizezi o anumită activitate, atunci desigur eşti de două ori mai puţin eficient decât ei.

Estimarea duratei activităților

O oarecare dificultate constă la început în a estima corect timpul necesar pentru o activitate sau alta. Ei bine, această este o abilitate care se învaţă şi se dezvoltă implicit în paralel cu efortul de a estima cât timp este necesar pentru diverse activităţi. La început estimările pot fi aproximative, însă cu fiecare estimare devin din ce în ce mai precise.

Cum se utilizează bugetul de timp

• Nu trebuie să planifici totul la secundă, planifică activităţi cât pentru 80% din timpul disponibil. De exemplu, dacă ai 10 ore într-o zi, planifică activităţi pentru 8. Lasă cei 20% pentru neprevăzut şi/sau întârzieri. Pregăteşte totuşi o listă de acţiuni de rezervă cu care să umpli cei 20% dacă se ajunge acolo şi chiar îţi rămâne timp. Dacă le vei face bine, dacă nu, oricum erau suplimentare.
• Planifică 3-5 activităţi majore: plecând de la obiectivele zilei, în fiecare zi alături de bugetul de timp alocat fiecăreia. Trece primele pe lista activităţile pe care trebuie să le faci pentru că oricum trebuie! Încerca însă să eviţi să devii prizonier-ul prea multor activităţi de tip “trebuie” ca să bucuri de zi făcând şi alte lucruri
• Include în bugetul de timp şi pause de relaxare. Pauzele nu sunt “timpi morţi” din contra, au un rol recunoscut în refacere şi conduc la creşterea productivităţii. Nu tăia din somn, odihnă, relaxare. Merge o zi, două, trei dar nu pe termen lung. Nu eşti o maşină!
• Timpul alocat unei activităţi se recomandă a fi în multipli de 10 minute: 10, 20, 30, 40… minute. Este mai simplu de calculat şi de estimat. Nu te “chinui” să vii cu estimări de genul 6 minute sau 34 minute! Pe măsură ce acumulezi experienţă, poţi utiliza multipli de 5 minute, dar niciodată la minut.
• Bugetul de timp se face la începutul săptămâni, în avans și din acest punct de vedere este un planificator. Pe măsură ce trec zilele însă, activitățile și timpul fiecăreia trebuie actualizate după realitate, astfel încât să avem o evidență corectă.

Beneficiile utilizării bugetului de timp

Bugetul de timp îţi arată cât timp ai la dispoziţie pentru diverse activităţi. Funcţionează atât la trecut, pentru că vezi cât timp ai investit în diverse proiecte şi poţi realiza că este prea mult sau prea puţin, cât şi la viitor, ca instrument de planificare şi organizare a săptămânii. Bugetul de timp are avantajul că aduce ordine în modul în care ne administrăm timpul. Furați de evenimente, uităm adesea ce am început: sună telefonul, vine o notificare, mai vorbim cu cineva pe messenger, si ziua trece. Sau alteori, ne avantăm într-o avalansă de activități care sunt oricum imposibil de realizat toate într-o zi, un simplu calcul ne-ar arăta ca suntem pe deficit!

Bugetul de timp este un excelent instrument educațional pentru copii și elevi pentru că evidențiază negru pe alb modul cum ne petrecem ziua și pentru că pune lucrurile în perspectivă. La finalul săptămânii poți constata că ai alocat mult prea mult sau puțin timp pentru o anumită activitate și asta ajută să fii mai ordonat săptămâna viitoare. În plus evidențiază faptul că trebuie luate decizii de tipul coșului de cumpărături: sunt doar 24 de ore într-o zi: dacă ne-am propus să stăm pe internet 2 ore dar am stat 4, atunci sigur am luat din timpul alocat altei activități!
Încearcă și tu! Găsești aici un template Excel pe care îl poți adapta după propriile necesități: BugetTimp