Fără timp nu există bucurie

Recapitulând din postarea anterioară, în primul rând trebuie să preţuieşti timpul ca să vrei să îl salvezi! Şi nu este vorba despre timp în sine ci despre ce poţi realiza în acel timp! Căci timpul ne interesează exclusiv sub aspectul trăirilor şi realizărilor pe care le face posibile! Dacă totul s-ar întâmpla deodată, poate nu am mai trăi deloc bucuria călătoriei: nu ne-am bucura citind o carte, nu ne-am bucura lucrând la un proiect drag, nu ne-am bucura vânzându-ne copii crescând şi nu ne-am bucura de vară de exemplu pentru că totul s-ar întâmpla instantaneu! Proiectul ar fi gata înainte de a începe, copii ar fi mari într-o clipită, vara ar fi de fapt vară-toamnă-iarnă-primăvară în acelaşi timp!

Al doilea principiu în Managementul Timpului este că niciodată nu poţi controla timpul în mod direct! Timpul reprezintă un tip aparte de resursă: deloc sub controlul nostru (nu putem încetini sau accelera timpul), nu poate fi stocat (nu dispunem de „baterii” la care să ne alimentăm cu timp) şi este non-transferabil!

 

Nu putem controla Timpul dar putem controla Activitațile

Ah, sigur, folosim expresii precum „economisim timp” pentru că sunt comode, dar sunt doar modalităţi mai simple de exprimare lingvistică! De fapt nu economisim propriu-zis timpul ci doar executăm mai repede o activitate şi astfel în loc să dureze două ore, durează doar una, iar ora astfel „salvată” este cea economisită. Şi atunci despre ce este Managementul Timpului? Managementul Timpului este de fapt Managementul Activităţilor!

Nu putem controla timpul direct dar putem controla activităţile pentru că activităţile sunt cele care “durează” şi activităţile sunt cele care pot fi de fapt eficientizate! Nu ştim ce va aduce viitorul, dacă vor fi sau nu pozibile călătoriile în timp de exemplu, dar până atunci suntem cu toţii, blocaţi în PREZENT!

La o prima vedere, toată această redefinire poate părea o simplă conversie lingvistică, cvasi-inutilă sub aspectul beneficiilor concrete. Nimic mai fals! Paradigma Managementului Timpului prin intermediul Managementului Activităţilor este esenţa acestei discipline pentru că activităţile pot fi planificate, organizate, gestionate, prioritizate şi evident eficientizate! Iar activităţile pot fi eficientizate continuu, procesul fiind facilitat de dezvoltarea ştiinţifică, inteligenţă şi efort personal.

 

Dacă poți să salvezi un minut, fă-o!

Este evident că omenirea a progresat enorm din acest punct de vedere! Totul a devenit mai uşor pentru toţi! Ne deplasăm mai uşor şi mai rapid dintr-un loc în altul, comunicăm mai uşor şi mai rapid datorită telefoanelor şi internetului, producem mai uşor şi mai rapid datorită automatizării, etc. Pentru a fii eficient, fii întotdeauna în pas cu aceste dezvoltări moderne, adoptă-le imediat ce apar şi îţi permiţi technologia care îţi va salva timp! De exemplu, un studiu publicat în UK arată că folosim telefonul în medie de 220 de ori pe zi, adică de 1500 ori pe săptămâna. Un “device” lent poate să consume între 10s până la 1 min per utilizare în plus faţă de un device performant şi nu ar conta prea mult dacă ar fi o dată pe zi. Dar înmulţind 220 cu 10s, rezultă 2200s=36 minute PIERDUTE pe zi, zi de zi, în fiecare zi, doar pentru că telefonul este lent! Într-un an de zile asta înseamnă 36m x 365 zile = 13.140 m = 219 ore = 9.12 zile full de 24 de ore! Dar cum nimeni nu lucrează 24 de ore continuu, ci să zicem funcţionăm util timp de 12 ore pe zi, înseamnă de fapt că cele 219 ore adunate reprezintă 18 zile lucrătoare pe care le pierdem pe an datorită unui delay în funcţionarea mobilului de doar 10 secunde per utilizare! Acest calcul este făcut pe valori minime, dar situaţia ar fi şi mai dramatică dacă am utililiza valori de medie! Punând la un loc toate dispozitivele utilizate (tel, tabletă, calculator, laptop, etc) timpul “pierdut” aşteptând că device-ul nostru preferat să realizeze un task să urce lejer până la 30 zile lucrătoare active/an! Practic o luna = 1/12 din timpul util al unui an îl petreci aşteptând să se încarce o pagină, să se deschidă browser-ul, să încarce o aplicaţie… etc). Cum ar fi dacă cineva ţi-ar lua 1/12 din banii tăi?

Dar nu vorbim doar de telefoane sau laptop-uri mai rapide… A fost doar un exemplu de calcul care arată cât timp risipim! Acest calcul devine superfluu dacă ne gândim însă la marii consumatori de timp, care ne întârzie nu câteva secunde, ci ore bune în fiecare zi, precum traficul, incompetenţa, birocraţia… etc.

 

Jurnalul de Timp

Caută deci să eficientizezi fiecare activitate pe care o faci, mai ales pe cele care se repetă! Nicio activitate nu trebuie neglijată după cum ai văzut: câteva secunde se amplifică în ore şi zile bune pe an! Fă deci o lista cu toate activităţile unei zile, practic un Jurnal de Activități și Timp. Pur şi simplu o lista în Excel cu trei coloane: Activitate, Dată, Durată. Încearcă să treci în această listă tot ce faci timp de o săptămâna. Poţi să treci absolut “tot” chiar şi cele mai mărunte activităţi, sau poţi să treci doar acele activităţi care constituie grupajul cel mai important (cele 20% activităţi care consumă 80% din timp). Sfatul meu este să începi top-down, adică cu cei mai mari şi consistenţi consumatori de timp şi apoi, în interatii successive să te duci şi către restul activităţilor mai mărunte sau mai puţin frecvente. Vei vedea că după o săptămâna în tabel sau adunat min 70 activităţi (dacă ai trecut 10 pe zi, un număr bun) până la 100 dacă notezi mai detaliat). Sigur, ideal este să faci acest exerciţiu timp de o luna întreagă, pentru că luna este un ciclu calendaristic mai reprezentativ. Pentru început însă, o săptămâna este mai mult decât suficient.

Cu această listă în faţă, începe analiza:

  • Care este timpul mediu petrecut pentru o activitate?
  • Care sunt activităţile cele mai consumatoare de timp?
  • Cu ce frecvenţă apar?
  • Cine sau ce le generează?
  • Cum le pot eficientiza (fie şi cu o sutime)?

 

Identifică „hoții” de timp

Ai putea observa de exemplu că activităţile cu durată mare sunt cumva generate de o anumită persoană care te întârzie mereu. Şi atunci te poţi gândi cum să ocoleşti acea persoană sau sa redefinești interacțiunea cu aceasta! Sau poate acea persoana nu ştie/nu poate să facă la timp şi are nevoie de un training sau de un calculator mai performant? Ori poate sunt alte activităţi unde tu ai nevoie de un training sau de un soft mai bun! Optimizând acel lanţ de activităţi poți economisi minute prețioase, zi de zi de zi). Nu există două situaţii identice, fiecare persoană îşi are propriul tablou de activităţi şi doar tu cunoşti şi înţelegi contextul în care se întâmplă, deci fă analiza şi caută soluţii de la caz la caz. Se prea poate ca pe unele să nu le poţi eficientiza. Nu acum, nu date fiind resursele disponibile. Dar măcar eşti conştient de ele şi vei lua măsuri cu prima ocazie. Cel mai important însă este că vei reuşi să le optimizezi pe restul.

Dacă din lista activităților tale cele mai consumatoare de timp reuşeşti să optimizezi fie și doar 10% dintre ele cu oricât de puţin şi tot vei obţine o economie semnificativă de timp de ordinul orelor!

Cu timpul vei deveni tot mai bun la această activitate. Ciclu de optimizare după ciclu de optimizare vei reuşi să salvezi timp preţios până când vei trece la un alt nivel de Managementul Timpului, cel în care nu mai gestionezi Activităţi ci gestionezi Obiective!

INTRĂ AICI PENTRU TEHNICI AVANSATE DE MANAGEMENTUL TIMPULUI PENTRU ELEVI ȘI STUDENȚI