Să facem Bilanțul Realizărilor și Nerealizărilor

Sfârşitul/Începutul anului reprezintă momentul perfect şi aproape obligatoriu pentru Bilanţul Anual. Instinctiv, simţim nevoia să ne uităm puţin în urmă la anul ce a trecut şi să vedem ce am realizat şi dacă a fost un an bun sau mai puţin bun. Nu este nevoie de cine ştie ce precizie pentru a evalua rezultatele obiective, vorbim de planul personal desigur nu de companii sau indicatori financiari. Merită să petrecem o jumătate de ora să facem o recapitulare a celor pe care le-am realizat: poate ne-am renovat locuița sau ne-am găsit un nou loc de muncă ori am fost promovaţi sau am trecut nişte examene dificile ori ne-am găsit un partener de viaţă. Toate lucrurile importante trebuie marcate printr-un gând dedicat: celebrarea victoriei reprezintă unul dintre modalităţile dovedite psihologic că ne ajută să ne energizăm şi motivăm pentru alte realizări! Cu certitudine fiecare dintre aceste reuşite a necesitat timp şi efort iar tu le consideri importante şi pe bună dreptate! Dacă nu ar fi necesitat timp şi efort nu ar fi fost importante! Prin definiţie, realizările majore nu pot fi mai multe de 4-5, chiar şi într-un an care s-au întâmplat foarte multe, se produce o ierarhizare naturală în mintea noastră şi ies în evidenţă doar vârfurile.

Deşi mai dificil, trebuie să trecem în revista şi nerealizările. Este mai dificil pentru că pe de o parte ontologic mintea noastră este construită să îşi amintească cu precădere lucrurile pozitive iar pe de altă parte, nu toţi avem obiective clar stabilite în relaţie cu care să stabilim ce nu am reuşit. Este mult mai uşor pentru un manager de exemplu sau un antreprenor să spună ce nu a realizat pentru că se raportează la obiectivele de business dar mult mai dificil pentru o persoană gândindu-se la viaţă sa. Cu toate acestea, iarăşi, instintiv, avem capacitatea să identificăm 2-3 nereuşite: poate nu am reuşit să terminăm la timp un proiect încă în lucru, poate conjunctura a fost defavorabilă şi nu am ajuns unde ne-am propus, etc. Şi aceste nerealizări merită un gând dedicat pentru că din nimic nu învăţăm mai mult decât din greşeli şi mai ales din propriile greşeli (acolo unde a depins de noi)!

 

Rezoluțiile de Anul Nou nu sunt întotdeauna și obiective

Cu acest bagaj în minte, ne îndreptăm în continuare atenţia către viitor şi nu puţini sunt cei care îşi propun celebrele Rezoluţii de Anul Nou, o serie de promisiuni făcute sieşi şi obiective de atins în anul ce urmează: să termine ce este încă în lucru, să facă mai mult sport, să renunţe la fumat, să mănânce mai sănătos, să intre la o facultate bună, să lanseze o nouă afacere, etc. Urmează apoi obiective mai specifice, de la caz la caz: o maşină nouă, un job mai bine plătit, afacerea cu pantofi, etc. Problema este că aceste rezoluţii şi promisiuni pe care le luăm faţă de noi sunt în 80% din cazuri impulsuri de moment generate pe de o parte de sentimentul de vinovăţie faţă de nerealizările anului care a trecut şi pe de altă parte sunt generate de energia motivaţională specifică a începutului de an şi sărbătorilor din această perioada: simţim cu toţii că vrem să ne reînnoim şi să fim mai buni!

Sunt celebre studiile care arată că aceste rezoluţii nu se concretizează pentru că nu devin Angajamente! Nu facem nimic (sau aproape nimic, sau doar puţini dintre noi) pentru ca aceste rezoluţii să devină Planuri Concrete de Acţiune! Nu le operaţionalizăm, nu le acordăm termene şi deadline-uri de realizare, nu ne gândim le resursele care sunt necesare, pur şi simplu sunt wishful thinking!

Paradoxal, facem această mişcare an de an de an şi totuşi nimic nu se schimbă pentru că de fiecare dată cădem în aceeaşi capcană emoţională şi pentru că nu învăţăm să lucrăm cu noi înşine! Problema este că ceea ce ne dorim reprezintă acţiuni complexe, suite de acţiuni întreţesute şi elaborate care necesită planificare şi efort: cu certitudine nu este vorba să mâncăm o prăjitură sau să bem o cafea! Acestea se pot realiza imediat, pe loc! Ceea ce nu realizăm este că pe cât de simplu este să formulăm un obiectiv, pe atât de complexă poate fi suita de acţiuni necesară atingerii lui! Aici este de fapt şi motivul pentru care eşuăm în multe cazuri: subestimăm efortul necesar atingerii unui obiectiv şi nu ne înarmăm cu răbdarea şi energia necesară atingerii lui! Nu mai vorbim de faptul că unii nu ştiu ce vor la propriu sau ştiu ce vor dar nu realizează ce presupune cu adevărat iar acele obiective nu sunt realiste astfel încât atunci când realizează cu adevărat, renunţă. De exemplu, dacă obiectivul unui alergător este Să câştig o medalie de aur la Olimpiada iar cel care şi-l propune de abia şi-a început carieră de alergător, atunci realist este să existe nişte obiective intermediare, precum Să câştig medalia de aur la Naţionale sau Să mă calific la Campionatele Europene. Nu spun desigur să nu avem obiective oricât de ambiţioase, ba din contră, ci doar că trebuie corect înţelese şi asumate.

 

Prima Regulă în Productivitate

În acest context, putem enunţa acum Prima Regulă în Productivitate și Managementul Timpului:

Prima Regulă este să ştii ce vrei cu adevărat (să ai Obiective bine stabilite) şi să operaţionalizezi ce vrei în Acţiuni Concrete!

Iată de ce, în primul rând, notaţi în scris aceste rezoluţii şi obiective pentru anul care vine! În scris, obigatoriu! În dialogul cu sine, mulţi îşi spun că este o complicaţie inutilă: de ce să le scriu, doar le ţin minte şi sunt doar pentru mine, nu trebuie să le arăt nimănui sau să trimit un email! Pe cât de corect, pe atât de fals! Nu de puţine ori pur şi simplu uităm aceste obiective pentru că viaţa de zi cu zi ne solicită atenţia până la nivelul la care uităm realmente ce ne-am propus! Uităm obiectivele strategice şi de transformare pentru că ne axăm pe urgenţe şi nevoi de moment. La finalul anului, va fi din nou dificil să spunem ce nu am realizat pentru că pur şi simplu nu am trecut pe hârtie. Pe de altă parte, doar prin notare în scris, aceste gânduri care sunt nimic altceva decât Dorinţe devin Obiective! Şi de fapt, nu este nevoie să treceţi pe hârtie, poate fi un fişier Word sau Excel, personal, parolat plus un reminder lunar pe telefon care să ne aducă aminte de aceste obiective şi să ne re-aliniem la ele, dacă îşi menţin interesul. Începeţi deci un document Excel, se poate numi tranșant Obiective Personale, şi treceţi Obiectivele unul sub altul. Formularea în scris ajută la rândul său pentru că efortul de formulare în scris ne ajută să precizăm mai bine obiectivele şi să le punctăm mai atent.

Adăugaţi apoi o nouă coloană: Activităţi (operationalizare) şi încă o coloană, Termen de realizare. Sigur, Excelul se poate complica cu alte coloane precum Resurse necesare, dar în fapt, cu cât mai simplu cu atât mai bine. Cele 3 coloane sunt suficiente: Obiectiv, Activităţi, Deadline. Cea mai importantă coloană sub aspectul conţinutului este coloana Activităţi deoarece acolo facem trecerea de la Vise la Realitate. Cât încă avem doar coloana Obiective, obiectivele sunt doar dorinţe: Dorințe ≠ Obiective! Atunci când le alocăm Acţiuni Concrete de realizare, atunci când începem să facem ceva concret pentru atingerea acestor Obiective încep ele să devină realizabile pentru că li se alocă un Plan de Acţiune. Activităţile trebuie deci să fie concrete şi punctuale, fiecare cu propriul termen de realizare, acolo unde este posibil. Să luăm un exemplu: Obiectivul este să fac mai mult sport! Atunci activităţile pot fi (1) să îmi fac un abonament la sală, (2) să îmi cumpăr echipament de running, (3) să ies Sâmbătă sau Duminică la o scurtă alergare în Herăstrău, (4) să mă uit pe Youtube pentru câteva exerciţii de bază, (5) să învăţ mai multe despre alimentaţia corectă în caz de efort fizic, etc. Chiar şi aşa, Obiectivul nu este în totalitate complet formulat, pentru că este vag. Corect ar fi să existe un determinant, de genul: să fac minim 2 ore de sport pe săptămână! Dar la acest nivel de precizie ajungem uneori după ce declanşăm procesul respectiv pentru că la început uneori nici nu ştim cât este mult sau puţin pentru noi şi descoperim această informaţie pe parcurs. Observăm că practic fără să realizăm am trecut de la stadiul de simple Dorinţe la stadiul de Obiective şi în final la stadiul de Proiect bazat pe un Plan de Acţiune! Atenție: a fi ocupat nu înseamnă nici pe de parte a fi productiv!

Este evident că un Plan bine făcut, trebuie transpus în realitate, dar pentru că statistica arată că în 80% din cazuri, obiectivele eşuează pentru că pur şi simplu nu devin Planuri, măcar rezolvăm aceste 80% situaţii (cf. Pareto).

Putem reformula acum Prima Regulă în Productivitate astfel: să ştii cu adevărat ce vrei iar Obiectivele să devină Proiecte (adica după ce le-ai transformat în Acțiuni Concrete, le alocăm termene de realizare și resursele necesare pentru a fi transpuse în practică!

Contează această redefinire pentru că Proiectele ne obligă la o anumită rigoare în planificare şi execuţie. Pentru cei care îşi doresc să meargă mai departe sau pentru Obiectivele mai complexe, pot aloca un sheet întreg în Excel pentru Proiectul lor sau pot aloca un folder întreg atunci când vor să salveze acolo diverse documente informative, imagini, PDF-uri, etc. Toată această (infra)structură ne ajută să ne transformăm dorinţele în realitate. La finalul anului următor va fi mult mai simplu să vedeţi ce s-a realizat şi ce nu pentru că nu mai este vorba de o idee uitată într-un colţ de minte ci de un Proiect la care s-a lucrat concret şi continuu pe parcursul anului, cu diverse jaloane şi momente intermediare, cu acţiuni bine planificate şi cu termene clare.

Ești multumit cu ce ai realizat în 2016? Ce Obiective ți-ai propus pentru anul urmator? Începe acum o listă în Excel de Proiecte care vor deveni realizările anului 2017! Succes!


INTRĂ AICI PENTRU TEHNICI AVANSATE DE MANAGEMENTUL TIMPULUI ȘI PRODUCTIVITATE PERSONALĂ PENTRU ELEVI